Подача уточнюючого звіту по єдиному соціальному внеску (ЄСВ) у додатку 5 — це не просто формальна дія. Від правильності та своєчасності виправлень залежить як розмір нарахованого внеску, так і пенсійний стаж ваших працівників. Помилки в персоніфікованих відомостях можуть призвести до проблем із пенсіями, лікарняними, а для підприємців — до непередбачених боргів. Саме тому важливо знати, як вірно подати уточнюючий звіт, які кроки пройти, які нюанси врахувати та чого категорично не можна робити.
Що таке уточнюючий звіт по ЄСВ у додатку 5 і коли він потрібен
Додаток 5 — це частина звітності по ЄСВ, яка містить персоніфіковані відомості про застрахованих осіб: дані про доходи, сплачені внески, відпустки, лікарняні та інші соціальні гарантії. Помилки в цьому додатку можуть виникати через:
- неправильний ІПН працівника;
- помилкову суму доходу чи внеску;
- неправильний період нарахування;
- відсутність працівника у звіті або зайву стрічку;
- неправильний код категорії застрахованої особи.
Уточнюючий звіт подається у разі, якщо після подання звітності виявлено будь-яку помилку. Це може бути як ваш власний аудит, так і повідомлення від працівника або виявлення невідповідності під час перевірки податковою.
Види помилок, які виправляються уточнюючим звітом
Не всі помилки виправляються однаково. Найчастіше уточнюючий звіт подають для:
- зміни некоректних персональних даних працівників (ПІБ, ІПН);
- зміни суми доходу чи внеску (наприклад, через донарахування чи сторнування);
- виправлення місяця, в якому відбулися нарахування;
- додавання або вилучення рядка, якщо працівник був помилково включений або виключений зі звіту.
Перш ніж подавати уточнення — що потрібно з’ясувати
Перед тим як формувати і подавати уточнюючий додаток 5, переконайтеся, що:
- помилка дійсно стосується персоніфікованих відомостей (а не, наприклад, розрахунку загальної суми внесків);
- у вас є копія раніше поданого звіту (оригінал), щоб точно ідентифікувати помилковий запис;
- ви знаєте, чи потрібно видаляти рядок, чи просто доповнити правильним;
- усі документи для підтвердження змін готові (наприклад, накази, розрахункові відомості).
Важливо: уточнюючий додаток 5 подається лише щодо тих позицій, у яких є помилка. Повністю заново формувати весь додаток не потрібно.
Покрокова інструкція — як підготувати уточнюючий додаток 5 до звіту по ЄСВ
Формування уточнюючого звіту відбувається у кілька етапів. Кожен крок має свої особливості, і недотримання будь-якого з них може призвести до відхилення звіту або до нових помилок у реєстрі застрахованих осіб.
Крок 1. Визначаємо тип помилки
Перше, що треба зробити — однозначно визначити, який саме фрагмент звіту містить помилку:
- персональні дані — неправильний ІПН, ПІБ, дата народження;
- суми нарахованого доходу або ЄСВ;
- код категорії застрахованої особи, наприклад “1” — працівник, “5” — особа з інвалідністю;
- період, за який подано дані.
Якщо помилково вказано місяць або рік, потрібно подати уточнення саме за цей період, а не за поточний місяць.
Крок 2. Формуємо уточнюючий додаток 5
Уточнення подаються тільки за тими рядками, де була допущена помилка. Для цього:
- заповнюється новий додаток 5 до відповідного звіту по ЄСВ;
- у полі “Тип форми” вказується “Уточнюючий”;
- вказуються дані періоду, за який внесено зміни;
- для вилучення помилкового рядка вказується “Скасовуючий”, а для додавання правильного — “Зараховуючий”.
Усі дані вводяться точно так, як у первинному звіті, але з урахуванням виправлень.
Крок 3. Особливості заповнення основних полів
Особливу увагу приділіть таким полям:
- “Реєстраційний номер облікової карти платника податків” — має бути ідентичний з даними ДПС;
- “Період, за який подається звіт” — саме той, у якому була допущена помилка;
- “Сума доходу” та “Сума нарахованого ЄСВ” — вказуйте лише змінені дані, які виправляються;
- “Ознака скасовуючого чи зараховуючого рядка” — “1” або “0” відповідно.
Рекомендація: не копіюйте старий рядок без змін — це призведе до дублювання інформації, а не до її виправлення.
Як правильно подати уточнюючий звіт через електронний кабінет або програму
Сучасні платники ЄСВ використовують електронні сервіси для подання звітності. Уточнюючий додаток 5 можна подати через:
- Електронний кабінет платника податків;
- Програмне забезпечення типу M.E.Doc, Соната, Арт-Звіт тощо;
- Офіційний портал ДПС (з ідентифікацією через КЕП).
Алгоритм дій скрізь схожий, але має свої нюанси.
Порядок дій для електронного кабінету
Після входу до кабінету:
- оберіть розділ “Введення звітності” — “ЄСВ” — “Додаток 5”;
- створіть новий документ, зазначте “Уточнюючий” тип форми;
- заповніть лише ті рядки, які потребують коригування;
- перевірте коректність даних і підпишіть КЕП;
- надішліть звіт та дочекайтеся квитанції №2 про прийняття.
Якщо квитанція №2 містить помилки — виправте їх і подайте уточнення повторно.
Що робити, якщо програмне забезпечення “не пропускає” уточнення
Іноді при спробі подати уточнюючий додаток 5 програма або електронний кабінет повідомляє про неможливість прийому через дублювання чи некоректний період. Найчастіші причини:
- невірно зазначений період, за який виправляється помилка;
- неправильно вказаний тип документа (“Уточнюючий” замість “Скасовуючий” або навпаки);
- спроба виправити рядок, який вже був уточнений раніше, але не враховано попередні зміни.
У таких випадках перевірте історію поданих звітів, скористайтеся функцією попереднього перегляду або зверніться до технічної підтримки програмного продукту. Важливо: дані уточнюючих рядків мають точно відповідати первинно поданим, за виключенням виправлюваної інформації.
Які документи варто зберігати після подачі уточнювального звіту
Після успішної подачі уточнюючого додатка 5 збережіть такі документи:
- копію сформованого уточнюючого додатка 5 (у форматі PDF або друковану версію);
- обидві квитанції — №1 і №2 (перша підтверджує відправку, друга — прийняття);
- службові записки, накази чи розрахункові листки, що підтверджують підставу для виправлення помилки;
- копію первинного звіту з помилкою для порівняння при можливих перевірках.
Зберігати ці документи потрібно не менше трьох років, а при перевірках — надати їх на вимогу контролюючих органів.
Поширені помилки при подачі уточнюючого додатку 5 і як їх уникнути
В процесі виправлення звітності бухгалтери часто стикаються з типовими помилками, які призводять до повторних уточнень або відмови в прийнятті звіту:
- заповнення всіх рядків замість лише помилкових — призводить до дублювання;
- неправильне визначення типу рядка — “скасовуючий” чи “зараховуючий”;
- виправлення даних за інший період, ніж у первинному звіті;
- пропуск обов’язкових полів (наприклад, ІПН, сума доходу);
- відсутність підтверджуючих документів при перевірці.
Порада: після формування уточнюючого додатку обов’язково порівняйте його з первинним — це дозволить уникнути зайвих рядків або зайвого сторнування.
Чи потрібно сплачувати штраф за помилки, якщо подати уточнення
Штрафи за помилки у додатку 5 не застосовуються, якщо виправлення здійснено до визначеного строку подання звітності за цей період, або якщо недостовірні дані не вплинули на розмір внеску. Якщо ж помилка призвела до недоплати ЄСВ, доведеться доплатити внесок і пеню за весь період донарахування.
Особливості подачі уточнюючих звітів у різних ситуаціях
Не всі помилки виправляються однаково. Деякі нюанси залежать від типу платника чи ситуації.
Уточнення для ФОП, які не мали найманих працівників
Для фізичних осіб-підприємців без працівників уточнення у додатку 5 подаються лише при зміні власних персональних даних або при виправленні суми доходу для розрахунку страхового стажу. Всі зміни проводяться за принципом “скасував — зарахував”.
Уточнення щодо лікарняних, декретних або відпустки
Якщо помилка виявлена у відображенні лікарняних, декретних чи інших соціальних виплат, потрібно:
- заповнити уточнюючий рядок із правильними реквізитами (тип виплати, місяць, сума);
- додати скасовуючий рядок із помилковими даними;
- надати підтверджуючі документи на вимогу контролюючих органів.
Якщо виправлення стосується декількох місяців, уточнення подаються за кожен окремо.
Як виправити “зайвого” або “відсутнього” працівника у додатку 5
Якщо працівника помилково включили у звіт, подайте уточнюючий додаток з “скасовуючим” рядком. Якщо працівника не було у звіті, подайте “зараховуючий” рядок із коректними даними. У разі, якщо працівник перебував на лікарняному або у відпустці, обов’язково вкажіть правильний код категорії та реквізити періоду.
Відстеження результату — як дізнатися, що уточнення враховано
Після прийняття уточнюючого додатку 5 дані оновлюються у персоніфікованому реєстрі. Перевірити це можна:
- у розділі “Електронний кабінет” — “Відомості про застрахованих осіб”;
- через отримання витягу із реєстру (запит на персоніфікацію стажу);
- за допомогою онлайн-сервісу Пенсійного фонду “Електронна трудова книжка”.
Якщо дані не оновилися протягом місяця — зверніться до територіального органу ПФУ або податкової для уточнення статусу виправлення.
Коли уточнення не допускається або не дає результату
Є ситуації, коли уточнюючий додаток 5 не принесе бажаного результату:
- якщо подано уточнення за період, який ще не закрито (дані ще обробляються);
- якщо помилка не стосується персоніфікованих відомостей (наприклад, зміна назви підприємства);
- якщо виправляється інформація, яку не можна змінити заднім числом (наприклад, статус особи на момент страхової події).
У таких випадках слід звернутися до контролюючого органу для роз’яснень або подати письмове звернення із поясненням ситуації.
Корисні поради для тих, хто формує уточнюючі звіти по ЄСВ додаток 5
Щоб уникнути нових помилок та скоротити ризики повторних уточнень, дотримуйтеся простих правил:
- завжди звіряйте первинний та уточнюючий рядки “один в один”, змінивши лише помилкові поля;
- зберігайте локальні копії усіх поданих форм та квитанцій;
- не відкладайте виправлення на останній день — залишайте запас часу на повторну подачу при відмові;
- при виникненні спірних питань консультуйтеся з податковим інспектором або фахівцем Пенсійного фонду.
Досвідчені бухгалтери радять вести окремий журнал виправлень, де фіксувати дати, суть помилки, спосіб виправлення та підтвердження прийняття уточнення.
Як швидко знайти і виправити стару помилку у додатку 5
Часом помилки у звітності виявляються через кілька років, наприклад, коли працівник отримує відмову у зарахуванні стажу. У таких випадках алгоритм дій залишається тим самим, але є додаткові нюанси:
- архівуйте старі звіти і квитанції — пошук потрібного періоду стане простішим;
- перевірте, чи не було раніше подано уточнення за цей період;
- консультуйтеся з податковою щодо термінів і можливостей коригування застарілих звітів — іноді знадобиться письмове пояснення;
- уточнення за минулі роки подаються у звичайному порядку, але в обов’язковому порядку зберігайте всі службові записки та пояснення щодо причин виправлення.
Якщо потрібні дані відсутні в архіві, звертайтеся до територіального органу ПФУ або ДПС із письмовим запитом. Це допоможе уникнути помилок під час повторного формування уточнюючого додатку.
Виправлення помилок у даних фізичних осіб — особливі правила
Коли у звіті неправильно зазначено ІПН, ПІБ або інші персональні дані, уточнення подається винятково із “скасовуючим” рядком із помилковими даними та “зараховуючим” із правильними. Звертайте увагу: у разі зміни персональних даних фізособи може знадобитися додатковий пакет документів (копія паспорта, ДРФО, довідки з ДПС).
Ніколи не замінюйте старий рядок новим без скасовуючого — це не зарахує стаж і не виправить помилку у реєстрі.
Складні ситуації — як діяти, якщо виникають неочевидні помилки
Часто бухгалтери стикаються з такими випадками:
- зміна коду категорії особи (наприклад, інвалідність з’явилася посеред року);
- виправлення періодів сумісництва чи декількох місць роботи;
- задвоєння однієї особи з різними ІПН через помилку введення;
- відображення нульових доходів, якщо працівник фактично не працював.
В усіх подібних випадках необхідно:
- зробити обидва рядки — “скасовуючий” з помилкою та “зараховуючий” з вірними даними;
- надати обґрунтування у разі перевірки (накази, табелі, накази про переведення, довідки про зміну статусу);
- перевірити, щоб у реєстрі не залишилося “завислих” рядків з помилковим ІПН чи категорією.
В окремих випадках варто звернутися до ПФУ для індивідуальної консультації, особливо якщо йдеться про складні зміни статусу або про виправлення заднім числом.
Практичні кейси подання уточнюючих додатків 5
Розгляньмо типові практичні ситуації, з якими стикаються бухгалтери, і дії у кожній з них:
Кейс 1. Помилково не вказаний працівник у звіті за березень
- Знаходимо оригінальний звіт за березень, перевіряємо, чи немає вже уточнення.
- Формуємо уточнюючий додаток 5 за березень із рядком “зараховуючий” для цього працівника.
- Вказуємо всі правильні персональні дані, дохід, ЄСВ та категорію особи.
- Подаємо через електронний кабінет, отримуємо квитанції.
Кейс 2. Двічі вказаний один і той самий працівник
- Визначаємо, який рядок був помилковим (наприклад, неправильна сума чи категорія).
- Формуємо “скасовуючий” рядок із невірними даними.
- Зараховуючий не потрібен, якщо у звіті вже є правильний рядок.
- Подаємо уточнюючий додаток, зберігаємо підтвердження.
Кейс 3. Не вказаний лікарняний або декретний
- Уточнюємо період і вид виплати (лікарняний, декретний).
- Готуємо уточнюючий додаток із “зараховуючим” рядком, зазначаючи правильний код виплати.
- Додаємо підтвердження — листки непрацездатності, наказ про відпустку по вагітності та пологах.
Кейс 4. Помилка у ІПН працівника
- Формуємо “скасовуючий” рядок із помилковим ІПН, всі інші дані з оригіналу.
- Додаємо “зараховуючий” рядок із правильним ІПН і тими ж показниками.
- Перевіряємо, чи не задвоїлися дані у реєстрі після оновлення.
Що змінюється у стажі та пенсійних правах після уточнення
Після прийняття уточнюючого додатку 5 дані у реєстрі застрахованих осіб оновлюються — це впливає на:
- зарахування страхового стажу за виправленим періодом;
- правильність розрахунку пенсій, лікарняних, декретних;
- відсутність боргу по ЄСВ або переплати;
- можливість отримання довідки про стаж без затримок у майбутньому.
У разі невірно поданих уточнень стаж не буде відображатися, а працівник може втратити соціальні гарантії. Саме тому кожне виправлення треба контролювати та перевіряти через особистий кабінет або запит до ПФУ.
Як діяти, якщо уточнення не враховано або відхилено
Якщо після подачі уточнюючого додатку 5 дані у реєстрі не змінилися, дійте так:
- перевірте квитанцію №2 — чи немає в ній зауважень;
- зверніться до податкової з письмовим запитом про причини неврахування;
- повторно сформуйте уточнюючий додаток із урахуванням помилок, зазначених у відмові;
- у складних випадках — зверніться до Пенсійного фонду з письмовою заявою та копіями всіх документів.
Завжди фіксуйте кожен крок і зберігайте листування як доказ своєї правоти при майбутніх спірних ситуаціях.
Висновок
Уточнюючий звіт по ЄСВ додаток 5 — це інструмент, який дозволяє виправити помилки без ризику для пенсійного стажу, соціальних виплат і спокою підприємства. Відповідальність, акуратність і увага до деталей — запорука успішного виправлення будь-якої помилки. Використовуйте інструкції, зберігайте документи та не зволікайте з виправленнями, щоб ваші працівники та ви самі були впевнені у своєму майбутньому.
